Gestión de Requerimientos Internos

El reto

La operación de mantenimiento entre fincas, supervisores y administración central se manejaba a punta de correos y planillas Excel. El back-and-forth era constante: un supervisor escribía un pedido, alguien lo transcribía, luego se asignaba en otro hilo, las cotizaciones llegaban como adjuntos sueltos y el estado real vivía en la cabeza de quien recibía el email.

El cliente necesitaba una sola fuente de verdad para el ciclo completo — solicitud → cotización → factura → anticipo — sin perder la entrada por correo que ya estaba habituado el equipo de campo.

La solución

Una plataforma web dockerizada que centraliza el flujo de requerimientos, con un bot de IA que ingiere los correos corporativos y los convierte en requerimientos estructurados sin intervención humana.

Bot de ingesta con Claude

• Lee la bandeja corporativa y extrae finca, área de trabajo, prioridad y descripción desde el cuerpo del email.
• Crea el requerimiento automáticamente en el sistema, con trazabilidad del email original.
• Dedupe por Message-ID para evitar requerimientos duplicados cuando el mismo hilo rebota.

Flujo end-to-end con validaciones por rol

• Requerimiento → Cotización → Factura → Anticipo, con archivos adjuntos por proveedor en cada cotización.
• Validaciones por rol en cada transición — la API y la UI aplican los mismos permisos.
• Asignación inline desde el listado: el admin asigna en un click sin entrar al detalle, con auto-bump de estado “Por asignar” → “Asignado”.

Roles y permisos granulares

Administrador, Jefe de Infraestructura, Supervisor, Coordinador, Asistente, Topógrafo, Secretaria de Finca, Financiero y Asistente Administrativo — cada uno con su vista y sus acciones permitidas.

UX que ahorra clics

• Dashboard con segmentación por finca, área y estado; drill-down clickeable a la lista filtrada.
• Filtros persistidos en la URL — vistas compartibles por chat o correo (finca, área, estado, prioridad, texto libre).
• UI responsive con vistas diferenciadas (tarjetas en móvil, tabla en desktop), drawer lateral, popovers en portal y atajos de teclado.
• Catálogos editables (fincas, áreas, proveedores, usuarios) y log de emails procesados para auditoría.

Despliegue

Stack completo (Postgres + backend + frontend + bot) levantado con un solo docker compose up.

Resultados

• Eliminación del back-and-forth por email — cada solicitud queda trazada en un solo lugar.
• Reducción del tiempo entre la llegada del pedido y su asignación gracias al bot + asignación inline.
• Visibilidad ejecutiva inmediata vía dashboard, sin armar reportes manuales en Excel.

Por qué importa

Este es el caso clásico que justifica una custom app: una operación específica (mantenimiento e infraestructura agroindustrial, multi-finca, multi-rol) que ningún SaaS genérico de tickets resuelve sin distorsionar el proceso. La integración del bot de IA con la bandeja existente preservó el hábito del equipo de campo y, al mismo tiempo, le dio a administración la trazabilidad que antes simplemente no existía.